Accounts Payable Clerk

The Accounts Payable Clerk is responsible for the accurate and timely processing of vendor invoices, payments, and accounts payable records for JE Construction Services and its affiliated companies, including Construction, Asphalt, and Aggregates. This position will primarily process job-costed invoices for construction and materials operations, ensuring invoices are properly entered and coded to the appropriate company, job, cost code, cost type, and other applicable accounting information. Equipment-related accounts payable and invoice processing are handled separately.

The ideal candidate is dependable, organized, detail-oriented, and comfortable working with a high volume of invoices and supporting documentation. This individual must be able to prioritize deadlines, communicate professionally with vendors and internal personnel, and maintain accuracy while working in a fast-paced construction environment.

Payments & Cash Disbursements

• Prepare vendor payments in accordance with company procedures and established payment schedules.
• Verify invoices and supporting documentation prior to payment.
• Assist with check, ACH, wire, and other payment processing as assigned.
• Maintain accurate payment records and supporting documentation.
• Respond to vendor payment inquiries and provide appropriate payment status information.

Accounting & Administrative Support

• Assist with month-end and year-end accounts payable procedures.
• Assist with reconciliations and special accounting projects as assigned.
• Maintain confidentiality of vendor, financial, and company information.
• Maintain organized electronic and paper files in accordance with company procedures.
• Learn and follow company accounting procedures and internal controls.
• Perform other duties as assigned.

Qualifications

• High school diploma or GED required.
• Two (2) years of accounts payable, accounting, or related experience preferred.
• Construction, trucking, materials, or industrial accounting experience is a plus.
• Experience processing job-costed invoices in a construction or similar environment is preferred.
• Experience with accounting or ERP software; Vista/Viewpoint experience is a plus.
• Strong Microsoft Office skills, particularly Excel, Outlook, and Word.
• Excellent verbal and written communication skills.
• Strong organizational and time-management skills.
• Ability to prioritize multiple deadlines while maintaining accuracy.
• Strong attention to detail and problem-solving skills.
• Ability to maintain confidentiality.
• Must be dependable with excellent attendance and punctuality.

Skills & Abilities

• Strong attention to detail and accuracy.
• Strong understanding of invoice processing and accounts payable procedures.
• Ability to analyze invoices, statements, and supporting documentation.
• Ability to identify discrepancies and follow through to resolution.
• Strong organizational and time-management skills.
• Ability to work independently and as part of a team.
• Ability to communicate effectively with vendors, field personnel, project managers, and accounting staff.
• Ability to adapt to changing priorities in a fast-paced construction environment.
• Ability to learn company software and procedures quickly.

Working Conditions / Physical Requirements

• Primarily office environment with frequent interaction with vendors, field personnel, project managers, and office staff.
• Frequent sitting, standing, walking, bending, and reaching.
• Ability to lift up to 25 pounds occasionally.
• Frequent use of computers, telephones, printers, and other office equipment.
• May occasionally visit active construction or aggregate facilities while following all required PPE and safety procedures.

Attendance Expectations

• Consistent attendance and punctuality are essential job functions. The Accounts Payable Clerk is expected to report to work on time each scheduled workday and maintain dependable attendance. Timely attendance is important to meeting invoice processing, payment, vendor statement, and month-end deadlines.

JE Construction Services, LLC is proud to be an equal opportunity and affirmative action employer regardless of race, color, gender, age, sexual orientation, gender identity, gender expression, religious beliefs, marital status, genetic information, national origin, disability, protected veteran status, or any other basis protected by federal, state, or local law